Assistant(e) administratif(ve), Secrétaire administrative (H/F)PROFESSION SPORT ET LOISIRS POITOU CHARENTES

L’assistant(e) administratif(ve)/secrétaire administrative a pour mission d’assurer la gestion administrative, organisationnelle et le bon fonctionnement quotidien de la structure en garantissant le suivi des dossiers, la circulation de l’information et l’appui administratif aux activités et à la gouvernance. »

Missions administratives ·

Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et correspondants des services · Renseigner les interlocuteurs, orienter les demandes et assurer la prise de messages ·

Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi du courrier postal et électronique ·

Saisir, numériser, classer, sauvegarder et archiver les dossiers administratifs et les demandes de subventions ·

 Participer aux réunions : préparation des documents, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus et procès-verbaux ·

Assurer le suivi administratif des décisions du Conseil d’Administration ·

 Maintenir les relations administratives avec les services de l’État, le Conseil Départemental et les partenaires institutionnels ·

 Assurer le lien avec les établissements médico-sociaux, les clubs et les structures fédérales Missions de gestion et de coordination ·

Missions de gestion et coordination - 

Assurer un rôle d’assistance de gestion dans le suivi administratif et organisationnel de la structure · Participer au suivi des dossiers administratifs, des conventions en lien avec les responsables de la structure · Assurer le suivi des démarches liées aux activités de la structure : licences, dossiers d’inscription, adhésions et suivi administratif des usagers ·

Centraliser, vérifier et relancer les informations nécessaires au bon fonctionnement de la structure

· Mettre en place, actualiser et suivre le calendrier sportif en lien avec les référents sportifs ·

Organiser et coordonner l’agenda des événements, réunions, compétitions et déplacements ·

 Proposer et planifier le calendrier des réunions de gouvernance de l’association (Conseil d’Administration, bureaux, commissions, assemblées, réunions de coordination…) ·

Participer à la planification des activités et anticiper les besoins logistiques ·

Effectuer des déplacements occasionnels sur les lieux d’activités, au sein des clubs, auprès des établissements médico-sociaux et des partenaires de la structure ·

Assurer le suivi des stocks de matériel et de fournitures, gérer les commandes et le réapprovisionnement · Veiller à la bonne circulation des informations entre les différents services et partenaires Missions de communication ·

Participer à la communication interne et externe de la structure ·

Rédiger et diffuser des supports de communication : courriers, newsletters, affiches, publications web et réseaux sociaux ·

Mettre à jour les outils de communication (site internet, réseaux sociaux, panneaux d’information, listes de diffusion) ·

Assurer la diffusion des informations relatives aux événements, compétitions et actions de la structure · Participer à la valorisation des actions et projets menés par l’association auprès des partenaires et du public ·

Contribuer à la préparation des dossiers de présentation et supports institutionnels

Gestion et maintien de la base de données · 

Assurer la mise à jour, le suivi et la fiabilité des bases de données administratives et sportives · 

Veiller à la qualité, à la conformité et à l’actualisation des informations relatives aux adhérents, partenaires et usagers · Réaliser des extractions et tableaux de suivi pour les besoins administratifs et statistiques · Garantir l’archivage numérique et la sécurisation des données

Suivi des activités et reporting · 

Assurer le suivi administratif des actions et activités menées par l’association ·

Être en capacité de retrouver et d’exploiter les données et actions réalisées les années précédentes

· Réaliser des bilans, comptes rendus administratifs et tableaux de suivi des activités ·

 Participer à l’évaluation des actions afin de préparer, organiser et améliorer les futures activités et projets de la structure

Participer à l’évaluation des actions afin de préparer, organiser et améliorer les futures activités et projets de la structure

Connaissances administratives et organisationnelles - Techniques de secrétariat, gestion administrative et organisation du travail - Procédures administratives et fonctionnement associatif - Maîtrise des outils bureautiques et numériques (Word, Excel, Outlook, Drive, outils collaboratifs, bases de données…) - Gestion documentaire, classement, archivage papier et numérique - Rédaction administrative (courriers, comptes rendus, procès-verbaux, bilans, tableaux de bord) - Notions d’assistance de gestion, de suivi comptable et de facturation appréciées

 Connaissances du milieu associatif et sportif - Fonctionnement d’une association loi 1901 - Gouvernance associative : Conseil d’Administration, Bureau, Assemblée Générale, commissions - Organisation du mouvement sportif et de ses partenaires institutionnels - Fonctionnement des fédérations, ligues, comités et clubs sportifs

Connaissances réglementaires - Notions de droit associatif et de réglementation sportive - Gestion des licences, inscriptions et démarches fédérales - Protection des données, confidentialité et RGPD

Sensibilisations spécifiques Sport Adapté et médico-social - Connaissance du mouvement Sport Adapté et de ses valeurs - Connaissance du fonctionnement de la Fédération Française du Sport Adapté (FFSA) - Sensibilisation aux publics en situation de handicap mental, psychique ou présentant des troubles du neurodéveloppement - Connaissance du secteur médico-social et de ses structures (IME, ESAT, MAS, FAM, foyers, SAVS, établissements spécialisés…) - Compréhension des enjeux d’inclusion, d’accessibilité et d’accompagnement des publics

Connaissance des dispositifs de subventions et financements associatifs appréciée